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Importa le tue spese su Peekaboox

Con Peekaboox perfino la contabilità è facile da gestire!

Tieni la contabilità sempre aggiornata aggiungendo le tue spese su Peekaboox: puoi visualizzare il fornitore e la fattura passiva associata direttamente dalla spesa per una lettura semplificata!

Come creare la tua lista spese "from scratch"

Per aggiungere le tue spese su Peekaboox dovrai creare una lista spese in nuovo file CSV e importarla sul tuo backoffice.

Se non sai come creare un file CSV puoi scaricare il template dal tuo backoffice:

  • Vai nella sezione P&L
  • Spese
  • Clicca su importa

importa spese

  • CSV: per il momento è supportato solo il file Comma Separated Values (CSV), che è comunque il formato utilizzato praticamente da tutti i software per importare o esportare una lista di contatti, ma presto sarà disponibile anche il formato Excel (XLSX).

csv

  • Scarica il template con delimitatore virgola.

scarica template

Ora vediamo come creare la lista spese nel file CSV:

Puoi scegliere di aprire il file con un editor di testo, oppure un foglio di calcolo. Io l'ho aperto col buon vecchio blocco note! :) Aprendo il file troverai nella prima stringa, o header, i dettagli della spesa

"Account Code","Amount with VAT","Amount without VAT","Bank Code",Description,"Document Date","Document Number","Payment Date","Statement Date","Supplier Email","Supplier Name",Vat,"Vat Rate"

header spese

Premetto che non è necessario che inserisci tutti i dati. I campi obbligatori sono:

  • Il numero e la data del documento
  • L'account code
  • Il bank code
  • Il totale con IVA

I dati che non vuoi inserire sostituiscili con una virgola!

Adesso vediamo come scrivere i dettagli della spesa. Il template contiene già due esempi per aiutarti.

  • ACCOUNT CODE: puoi trovare i codici spese nella sezione contabilità>Opzioni>Voci Conto Economico. E' anche sempre possibile aggiungere un nuovo codice (dato obbligatorio)

voci conto economico

  • AMOUNT WITH VAT: il totale con iva (dato obbligatorio)
  • BANK CODE: i codici di default sono C1 per cassa assegni, PC per cassa comune, B1 conto bancario predefinito, PG per gateway di pagamento, ma comunque è possibile aggiungerne di nuovi sempre nella sezione contabilità>opzioni>conti bancari (dato obbligatorio)

conto bancario

  • SUPPLIER EMAIL: inserisci la mail del fornitore.

email cliente

Ricordati che deve esserci un fornitore già inserito nella sezione fornitori con la stessa email che inserisci nel CSV altrimenti il fornitore non verrà agganciato alla spesa e dovrai farlo manualmente.

fornitore agganciato

  • VAT & VAT RATE: IVA e aliquota IVA

Una volta inserita tutta la lista delle spese in questa maniera, basterà caricarla sul tuo backoffice di Peekaboox, più o meno come prima:

  • Vai nella sezione P&L
  • Spese
  • Clicca su importa

importa spese

  • Clicca su CSV

csv

  • Seleziona il delimitatore virgola

delimitatore

  • Carica il file CSV che hai appena creato

carica file

Come inserire una lista spese scaricata da un altro sistema gestionale

Se invece utilizzavi un altro sistema gestionale, esportane la lista spese in formato Comma Separated Values per poi caricarla su Peekaboox direttamente seguendo lo stesso processo che ho appena menzionato:

  • Vai nella sezione P&L
  • Clicca su importa
  • Clicca su CSV
  • Seleziona il delimitatore che preferisci:
  • Carica il file CSV che hai esportato precedentemente

Nota bene che se scarichi un file CSV che ha un header differente (la prima stringa, per intenderci), dovrai uniformarlo con il modello di Peekaboox, ovvero:

  • Devono essere presenti almeno i campi obbligatori, anche se in ordine diverso
  • Verranno importati solo i campi supportati da Peekaboox (ovvero i campi presenti nell'header del template)

Inoltre Peekaboox ti manda una mail riepilogativa in cui ti verrà comunicato se tutti i dati sono stati caricati correttamente e nel caso contrario quali errori si sono verificati

mail

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  • Commercialista